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Gestão do tempo: organize-se para dar conta do seu dia a dia

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27/03/2020
1 minuto de leitura

As 24 horas do dia nem sempre são o suficiente para tudo que uma pessoa deseja fazer. Além das tarefas do trabalho e de casa, é preciso conseguir um tempo para ter um melhor convívio familiar e cuidar de perto das pessoas que mais amamos — sejam filhos, pais na nova idade ou outros parentes.

Nesse sentido, ter uma boa gestão do tempo é fundamental para conseguir êxito nessas atividades do dia a dia. A falta de administração dessas horas compromete consideravelmente o rendimento de uma pessoa, sendo preciso saber exatamente onde empregar seus esforços para que tudo saia conforme planejado.

Para ajudar você, da melhor forma possível, a saber como organizar o seu tempo e gerenciá-lo de forma efetiva, continue a leitura deste guia que preparamos! Você vai entender o que é essa gestão, quais são os benefícios e como aplicá-la em sua vida! Vamos lá?

O que é a gestão do tempo?

Sabe quando você está no trabalho, mas para e pensa nos problemas que precisa resolver em casa? Ou quando está na residência, mas já está de olho nas demandas para cumprir na empresa no dia seguinte? Essas são situações comuns entre pessoas que não têm uma boa gestão do tempo.

Enquanto algumas conseguem exercer várias atividades ao longo das 24 horas, outras não sabem fazer a metade do planejado para o seu dia. Essa situação não é a ideal para grande parte da população que lida com as pressões de líderes, prazos curtos para cumprir as demandas, além das pessoas da família que precisam de assistência médica, entre outras situações delicadas.

Contudo, isso pode ser amenizado com uma boa gestão do tempo. Ou seja, saber usar as horas do cotidiano ao seu favor para aumentar sua produtividade e conquistar seus objetivos de forma efetiva.

Para tornar esse cenário possível, é importante saber administrar suas atividades corretamente, ao planejar, controlar e executar demandas da melhor maneira. Vale ter em mente qual é o tempo médio que você leva para exercer cada tarefa diária.

Por que é preciso fazer a gestão do tempo?

Já pensou em ter seu trabalho e atividades de casa otimizados? Com uma organização do tempo, é possível fazer mais coisas em menos tempo e com melhor qualidade. Mas esses são apenas alguns bons motivos para adotar hábitos de gestão.

Em muitas situações do cotidiano, a correria faz parecer que a lista de atividades a serem realizadas é maior — quando, na verdade, só precisam de uma organização. Quando se tem diante dos olhos esses itens, fica mais fácil delimitar um horário para concluir cada uma delas.

Além disso, muitas tarefas dão a impressão de serem urgentes quando poderiam ser realizadas em outro momento. Então, podemos dizer que a gestão de tempo desenvolve a importante competência de saber priorizar e, se preciso, delegar atividades.

Ao gerir o tempo de forma eficiente, você não só elimina todos esses itens da lista como pode ter espaço maior na agenda para o lazer. Passar bons momentos com a família é um exemplo de atividade que cabe até mesmo nas rotinas mais atribuladas — e o primeiro passo é ter isso em mente.

Quais são os principais vilões da gestão do tempo?

Muitas vezes, temos mais tempo disponível do que imaginamos, mas não percebemos graças aos vilões dessa gestão. Você imagina quais são eles e como contornar essa situação? Confira, a seguir!

Indisciplina

Algumas pessoas até estabelecem uma rotina, com hora marcada para determinada atividade. Porém, nem sempre conseguem segui-la por indisciplina. São aqueles momentos em que a preguiça fala mais alto ou que o pensamento de “só hoje não faz diferença” acaba prejudicando a adoção dos hábitos.

É assim que se cria um ciclo vicioso de falta de tempo. Por isso, quando houver a intenção de investir nessa gestão, é preciso assumir um compromisso e fazer um acompanhamento semanal se o planejamento está dando certo ou não. Em outras palavras, conferir se as metas estipuladas são mesmo possíveis.

Muitas vezes, a indisciplina é causada por uma gestão de tempo que não condiz com a realidade da pessoa. Por exemplo, se alguém passa 10 horas por dia no trabalho, leva 2 horas no deslocamento, gasta 4 horas nos afazeres de casa e pretende dormir durante 8 horas, deve ter a noção de que, para encaixar uma nova tarefa, essa conta não vai fechar.

Redes sociais

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A tecnologia ajuda bastante na rotina, principalmente para nos aproximar de pessoas queridas que moram longe — os filhos ou pais que vivem sozinhos, por exemplo. Por outro lado, alguns de seus recursos podem ser grandes vilões na gestão de tempo.

Veja as redes sociais, por exemplo. Ao entrar no Facebook, é fácil ficar longos minutos navegando pela página e vendo as atualizações dos amigos. Quando você se dá conta, já perdeu a hora e, em consequência, terá que dividir o tempo restante para os demais afazeres. O WhatsApp também é outra ferramenta muito atrativa que costumar ocupar a atenção das pessoas.

Para contornar essa situação e não ficar tanto tempo preso nas redes sociais, o ideal é separar um período do dia para conferir as atualizações e notificações. Se tem intervalos no trabalho, após o almoço ou enquanto espera os filhos na porta da escola, opte por gastá-los com isso em vez de ficar olhando para o celular a cada 5 minutos (ou assim que ouvir qualquer barulho vindo dele).

Televisão

Assistir à televisão é um bom passatempo. Porém, assim como as redes sociais, vale ter atenção quando isso se torna sua principal atividade e venha a atrapalhar seus compromissos diários — como se atrasar para o trabalho porque está vendo o jornal ou perder o horário do médico por ficar vendo aquela novela de que tanto gosta.

Portanto, para que isso não ocorra, tenha em mente que, apesar de ser ótimo se distrair com a programação das telas, a vida é mais do que noticiários e histórias de ficção. Por isso, é preciso atentar à realidade e seguir os compromissos do cotidiano com empenho.

Procrastinação

Sabe aquela atividade que você vive adiando e, sempre que ensaia começar, acaba deixando para outra oportunidade? Isso se chama procrastinação. Essa ação é bastante prejudicial para o seu dia a dia, principalmente o profissional, levando em consideração os prazos que precisam ser cumpridos e as metas, batidas.

Entretanto, isso não só acontece apenas na carreira: essa situação também é bastante comum nos compromissos sociais e em família. Um exemplo disso é quando as pessoas nos chamam para comparecer a algum evento e nós simplesmente inventamos uma desculpa para não termos que sair de casa.

Seja no trabalho ou na vida pessoal, o ato de procrastinar afeta a vida das pessoas de uma forma que gera enormes prejuízos ao cotidiano. Entre as perdas causadas estão: ter pouco rendimento, sensação de culpa, ficar estressado, sentir vergonha por não entregar as tarefas que foram solicitadas e assim por diante.

Contudo, se você deseja ser uma pessoa mais ativa e sem procrastinar, estabeleça suas metas e os horários que deve executar cada atividade. Se desejar, faça uso do despertador do celular para avisar de quando é preciso iniciar e terminar um determinado compromisso. O cronômetro também pode ajudar a saber o tempo exato empregado nas suas demandas.

Má alimentação

Muita gente não sabe, mas uma má alimentação prejudica muito a gestão do tempo. Isso porque, quando não se tem uma boa ingestão de nutrientes, o nosso organismo tende a trabalhar mais devagar. Ou seja, não temos força suficiente para lidar com as atividades do dia a dia.

Isso resulta em atrasos das demandas e baixa produtividade — que, consequentemente, levam a uma desordem na administração das nossas horas diárias. Temos menos tempo e mais atividades para cumprir.

Para evitar que isso ocorra, busque ter uma dieta equilibrada, com frutas, legumes, proteínas e carboidratos. Se tiver dificuldades na hora de escolher os alimentos certos, não deixe de procurar um bom nutricionista para auxiliá-lo nesse processo. Contar com ajuda especializada faz toda a diferença para aumentar a longevidade.

Quais são os benefícios da gestão do tempo?

Organizar a rotina traz inúmeras vantagens para quem deseja bem-estar e tranquilidade. Para entender melhor sobre isso, veja os benefícios que uma boa gestão do tempo traz para o seu cotidiano!

Menos tempo desperdiçado e mais momentos livres

Sabe aquele passeio com a família no fim de semana que você tanto queria fazer? E aquela viagem que nunca acontece, porque tem sempre um compromisso urgente? Isso tudo pode ser realizado com uma boa administração dos seus horários.

Quando aprendemos a organizar os horários ao nosso favor, tudo muda. O seu tempo não é desperdiçado com qualquer coisa (como os vilões que vimos no tópico anterior) e você passa a ter mais horas livres para fazer o que mais gosta.

Menos estresse

O estresse faz parte da vida de muitas pessoas, seja em casa com a família ou no trabalho. Grande parte desse sentimento é causada por uma má administração do tempo e a consequente incapacidade de realizar várias atividades ao mesmo momento.

Contudo, ao ter uma gestão do tempo efetiva, esses e outros problemas podem ser evitados. Afinal, é possível priorizar as demandas urgentes e contribuir para os bons resultados em diversos setores da vida. Isso também ajuda a cumprir todos os seus compromissos e dar mais atenção aos chamados dos familiares e amigos.

Menos esforços

Quando uma pessoa é organizada com a gestão do tempo, há menos esforço em sua atividade. Isso porque ela não vai trabalhar o dia inteiro: pelo contrário, terá a hora certa para se dedicar ao lado profissional e para descansar.

E é no descanso que ela consegue relaxar a mente para desempenhar suas atividades em menos tempo e com mais qualidade. Isso gera menor esforço e maior prazer pela tarefa que é executada.

Portanto, no seu tempo livre, busque fazer o que deixa você bem, como ler um livro, caminhar no parque ou na praia, assistir a um filme etc. O importante é ter um equilíbrio entre as atividade do seu dia para cumprir as demandas com excelência.

Mais oportunidades profissionais

Quando se administra o tempo de maneira correta, independentemente do seu ramo de atuação, é possível ter mais oportunidades profissionais. Isso porque o seu gestor vai ter conhecimento que você é uma pessoa comprometida com os prazos estabelecidos. 

Dessa forma, as chances de conseguir uma promoção de cargo aumentam de forma progressiva. Isso também faz com que surjam outras chances de emprego, como uma complementação de sua renda para ajudar nas despesas de casa.

Qualidade de vida e bem-estar

Conseguir aquele tempo livre para passear na praia, praticar exercícios físicos, cuidar do animal de estimação e ter uma boa noite de sono é o desejo de muitas pessoas. A boa notícia é que isso também pode fazer parte da sua rotina sem precisar de muito esforço.

Com a gestão do tempo, sua qualidade de vida aumenta de forma progressiva. O trabalho se torna mais prazeroso, as brigas ficam menos frequentes, você passa a ter tempo para si, para seus familiares e amigos. Em consequência, há ganhos com bem-estar e longevidade.

Como fazer a gestão do tempo em casa?

Para muitas pessoas, ficar em casa é sinônimo de tempo livre para passatempos e hobbies. Porém, essa não é uma realidade de todos. Há quem precise cuidar dos familiares, além de dar conta de preparar as refeições, fazer faxina, entre outras tarefas.

Para todos os cenários, a gestão do tempo surge como uma excelente aliada. Então, confira como levar os benefícios dela para sua vida!

Faça uma lista de atividades

Fazer uma lista das atividades que precisam ser desempenhadas é o primeiro passo para organizar o seu tempo de forma produtiva. Isso ajuda a ter mais controle do que precisa ser cumprido naquele dia, como auxiliar o filho com a tarefa da escola, pagar as contas que vão vencer, limpar a casa, marcar a consulta com o médico, entre outros afazeres.

Mantenha um calendário

Hoje em dia é muito difícil uma pessoa não ter calendário, não é mesmo? Pois mesmo que não o tenha na forma física, é possível acessá-lo por meio do celular, notebook e tablet, por exemplo. Dessa forma, mantê-lo sempre visível aos olhos contribui para organizar a semana e, assim, você sabe os dias que ainda tem para realizar as tarefas que se dispôs a cumprir.

Tenha consciência do tempo que você gasta em diferentes atividades

Saber as horas que você gasta em cada atividade é uma estratégia que tem grande impacto na gestão do tempo. Isso porque, quando se tem consciência do período exato que leva para desempenhar as tarefas, você consegue organizar o seu cotidiano de uma forma mais produtiva ao otimizar as demandas. 

Além disso, quando se sabe a duração de cada tarefa, é possível deixar alguns vícios de lado, como passar várias horas nas redes sociais e na televisão. Da mesma forma, fica mais fácil evitar outros hábitos improdutivos que tendem a levar à procrastinação.

Saiba priorizar

Dar atenção ao que é prioridade é outro fator que não podemos deixar de falar. Provavelmente, você já se pegou fazendo coisas em casa consideradas inúteis, enquanto tinha alguma demanda mais importante para ser cumprida, não é mesmo?

Essas atitudes são mais comum do que se imagina, visto que, quando se está em casa, as pessoas tendem a relaxar mais e acabam dando maior atenção ao que deveria ficar em segundo plano.

Para evitar que isso ocorra, além de listar as tarefas que precisam ser cumpridas, é essencial organizar esses compromissos em ordem de prioridade: do mais importante ao que pode ser feito mais tarde. Isso ajuda você a ter mais consciência do que precisa ser desempenhado com rapidez e agilidade.

Há uma regra simples que pode ser adotada. Se a tarefa for urgente e rápida de se resolver, faça-o na hora, não deixe para depois! Caso seja importante, mas não precise de uma resposta imediata, dê prioridade a outras.

Ao terminar de fazer tudo que se dispôs, pode separar um tempo para se distrair, ver um filme em família, olhar as redes sociais etc. Isso o ajudará a repor a energias e a descansar a mente. Afinal, é preciso equilibrar as demandas com a diversão.

Crie metas

Já pensou quanto é gratificante conseguir realizar todos os compromissos da semana e ainda sobrar tempo para se distrair? Pois saiba que esses benefícios podem fazer parte da sua vida. Contudo, para que isso ocorra, é preciso criar metas que ajudem na gestão do tempo.

Para isso, liste tudo o que deve cumprir e o que gostaria de ter mais tempo para realizar. Coloque esses itens em um papel e faça o possível para otimizar o seu tempo.

Dessa forma, você consegue fazer as demandas mais rápido e em menos tempo, mas sem perder a qualidade. Além de disso, provavelmente, atingirá suas metas de forma efetiva e sem muitos sacrifícios.

Quais são as ferramentas ideais para a gestão do tempo?

Já vimos o quanto ter uma boa gestão do tempo impacta o dia a dia das pessoas. Mas se for possível contar com a ajuda da tecnologia para otimizar esse processo, melhor ainda. Por isso, veja, sequência, algumas ferramentas ideais para gerir as suas horas!

Calendários no celular

O calendário do celular não é feito apenas para ver o dia em que estamos. Muito mais do que isso, ele serve como uma agenda online, que ajuda a marcar o que precisamos fazer ao longo da semana. Nele, é possível escrever os compromissos que temos para realizar e, com isso, lembrá-los mais facilmente.

Além disso, com a ajuda da ferramenta, é possível colocar alguns lembretes que avisem sobre determinada atividade. Assim torna-se mais fácil cumprir os afazeres sem perder a hora.

5W2H

O nome pode parecer complicado, mas sua aplicação é bem simples. A 5W2H é uma planilha que serve para planejar, registrar e organizar as demandas que devem ser realizadas, ao responder às seguintes perguntas:

  • o que? (objetivo que deve ser alcançado);
  • quem? (a pessoa que vai em busca desse objetivo);
  • quando? (estabelecer o prazo que será empregado para alcançar o que se deseja);
  • onde? (local em que será feita a ação);
  • como? (o procedimento que deve ser realizado para alcançar o que foi proposto);
  • por que? (descrever a finalidade de se alcançar determinada meta);
  • quanto? (saber se precisará de algum investimento para alcançar o seu objetivo e o seu respectivo valor).

Dessa forma, essa ferramenta tem o objetivo de agilizar todas as tarefas que precisam ser cumpridas. Com isso, é possível otimizar o tempo, com o planejamento efetivo dos processos.

Trello

Essa ferramenta permite que os profissionais criem um painel com os projetos que devem ser executados. Com isso, é possível saber qual o estágio de cada demanda, com as notificações por e-mail.

Além disso, essa tecnologia permite estabelecer checklists (ou listas) e prazos para marcar a demanda que já foi cumprida. Da mesma forma, consegue carregar arquivos e escrever comentários, para que você e outras pessoas tenham acesso.

Evernote

Esse aplicativo funciona na nuvem (ou seja, todas as informações inseridas nele ficam disponíveis de forma online). Com isso, é possível organizar todas as suas atividades pessoais por meio de notas, com lembretes e listas do que deve ser cumprido. Além disso, você consegue compartilhar as anotações e documentos anexados com outras pessoas, caso deseje, e todos podem acessar quando quiserem e do dispositivo que tiverem.

Entender sobre gestão do tempo vai muito além de fazer todas as tarefas no tempo certo. Trata-se de saber administrar as horas do seu dia para que consiga se dedicar ao trabalho, à família, aos amigos e ao lazer. Entretanto, para que isso ocorra, não deixe de estabelecer prioridades e o que pode ser feito mais tarde. Isso o ajuda a ter maior produtividade e qualidade de vida. 

Gostou das informações que apresentamos ao longo deste artigo? Então, que tal compartilhar este conteúdo nas suas redes sociais e ajudar os seus amigos a ter uma melhor gestão do tempo também? Espalhe esse conhecimento!

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